Cómo ser más eficaz

Antes de nada, relájate. Es cierto que la mayoría de las veces el consejo más común que recibimos es el de: “¡No lo pienses y hazlo!”. Sin embargo, no nos resulta tan evidente qué es lo que debemos hacer. ¿Te suena esto de algo? Este año me he embarcado en una serie de proyectos que requieren de mí la máxima organización. Por ello, llevo desde las pasadas Navidades leyendo todo libro que cae en mis manos sobre cómo organizarse para ser más eficaz. Espero que el resumen de mis lecturas os ayuden tanto como a mí. Al final de este artículo encontraréis enlaces a los libros que más me han gustado.

Cómo ser más eficazLo primero que tienes que hacer es relajarte. Solamente así podrás tener una visión clara de qué pasos debes dar para llegar a tu objetivo, además de que lograrás convertir esa presión (que tú mismo te impones) en productividad.

Asume que estás al mando de la situación. Asume que con tus decisiones tienes que generar acciones que te lleven hacia el logro de tus metas. Asume, igualmente, que tienes que estar preparado para todo. Hoy en día, los cambios nos sorprenden en medio de nuestra planificada agenda y solo aquellos que saben responder a las sorpresas demostrarán eficacia. Aquí aplico la regla de los dos minutos, si puedo gestionar el imprevisto en menos de este tiempo, lo ejecuto inmediatamente. Si no, decido si delegarlo, ponerle otra fecha de ejecución en mi agenda o archivarlo. Esta regla funciona por dos sencillas razones. Una, reduzco el tiempo de la interrupción para poder continuar con lo que estaba. Dos, decido si me corresponde a mí realizarlo o no y marco mis propios tiempos. Te invito a aplicarla hoy. Ya me contarás cómo te ha ido.

De todas maneras, estar preparado para todo no quiere decir que tengas que tenerlo todo bajo control. De hecho, esto es una falsa sensación porque que es humanamente imposible (que levante la mano quien piense lo contrario ;-)). La micro gestión es una trampa en la búsqueda de la productividad porque nos da una falsa sensación de estar trabajando y no es así, ¿cierto?

La enseñanza más clara que veo entre mis lecturas es que para progresar en tus proyectos de forma eficaz no solo tienes que tener en el sistema que prefieras (listas en una libreta, en tu móvil, usar algún software o pizarra en tu oficina) y anotar todas las acciones que debes ejecutar, sino que también, como dice David Allen en todos sus libros, “una vez en semana realiza una revisión exhaustiva de todos tus proyectos con tanto detalle como sea necesario. Si lo haces, lograrás organizarte con eficacia”. Yo, dependiendo de mi agenda, realizo esta revisión bien los viernes por la tarde. De vez en cuando suelo hacerla los domingos, con mi mente fresca y predispuesta a dar lo máximo de mí durante la semana.¿Cuál es tu momento de la semana?

Esto nos permitirá el lujo de reservar una mañana al mes para pensar en el mejor modo de avanzar en tus objetivos estratégicos, a los cuales estoy segura de que no atiendes con la regularidad que te gustaría, ¿correcto? Yo desde hace cuatro meses reservo un día entero para esto. Ahora soy consciente de que no va a pasar nada si me alejo de mi bandeja de entrada por ese tiempo. Puesto que ya hice mi revisión semanal exhaustivamente, preparándome para este momento. Suelo buscar una cafetería sin Wi-fi donde poder disfrutar de un buen café y picar algo, me pongo mis cascos con música y empiezo a escribir en mi libreta. Sí, habéis leído bien, en mi libreta. La relación mente-mano es mágica a la hora de facilitar el pensamiento estratégico y creativo. A mí me funciona porque además de escribir, trabajo con mapas mentales para plasmar mis ideas. ¿Cuál es tu técnica?

Pensaréis que todo esto está muy bien y que es relativamente fácil de aplicar. Sin embargo, estos sencillos pasos requieren de disciplina y de la generación de hábitos. Primero, vacía tu mente y deja todas tus acciones por escrito. Segundo, revísalas semanalmente, ya que seguro que se darán cambios. Pero ante todo, no lo olvides, tu poder para organizarte es proporcional a tu capacidad de relajación. Cuando estás tenso, no eres eficaz. Descubre qué es lo que te genera estrés y resuélvelo. Yo antes de realizar mi revisión semanal medito unos 15 minutos con la app de Calm. También tengo el libro, maravilloso. ¡Os lo recomiendo!

Los libros que han inspirado este post son Haz que funcione de David Allen, Hazlo ahora de Neil Fiore, El libro de las pequeñas revoluciones de Elsa Punset y Calma de Michael Acton Smith.

Relájate y comienza a ser más eficaz. Ánimo.

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Acerca de Charo

Charo Moreno es conectora de ideas y fan de personas con sueños en proceso de materialización. La comunicación corporativa, relaciones públicas y organización de eventos son sus pasiones profesionales.
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